Entwurf, Fassung 2026-10-16. Diese Fassung wurde noch nicht rechtlich geprüft.

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Schlüsselring verarbeitet, wozu und wie lange.

1. Verantwortlicher

NHZ-Systems by Mike Müllers, Inhaber Mike Müllers, Auf der Teusch 10, 56858 Sankt Aldegund, Deutschland; E-Mail info@schluesselring.de. Für Daten, die Vermieter über ihre Gäste, Wohnungen und Dienstleister eingeben, ist der jeweilige Vermieter verantwortlich; NHZ verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Sprache, Rollen und Rechte, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Mitarbeiter von Dienstleistern ohne E-Mail: Name, Gerätebezeichnung und PIN (nur als Hash).
• Betrieb der Wohnungen: Häuser, Wohnungen, Belegung, Aufträge, Checklisten, Mängel, Schlüsselübergaben, Bewertungen und Kennzahlen der erledigten Arbeit.
• Gästedaten im Auftrag der Vermieter: Name, Kontaktdaten, Anreise und Abreise, Anzahl der Gäste. Dienstleister sehen keine Gästedaten außer der Gästezahl.
• Nachweisfotos: Fotos der erledigten Arbeit mit Serverzeit und Gerätezeit. Ortsdaten (GPS) und andere Metadaten werden beim Hochladen entfernt.
• Protokoll: sicherheitsrelevante Aktionen mit Zeit, Person und IP-Adresse.
• Push und App: Push-Adressen der Browser und App-Kennungen, sofern diese Funktionen aktiviert und genutzt werden.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung von Schlüsselring nach dem Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Protokoll und Datensicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb).
• Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO mit den Fristen des Handels- und Steuerrechts).
• Freiwillige Einwilligungen, z. B. Neuigkeiten per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar unter „Mein Konto“ › „Datenschutz“.

4. Cookies

Schlüsselring setzt nur technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie für die Anmeldung und auf Mitarbeitergeräten die Gerätekennung für die PIN-Anmeldung. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking; eine Einwilligung ist deshalb nicht nötig (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Empfänger und Dienstleister

• Hosting: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf, Deutschland.
• Spiegelserver für den Notbetrieb: derzeit nicht eingerichtet.
• Push-Benachrichtigungen: derzeit nicht eingerichtet.
• E-Mail: Versand über die Mailfunktion des Hosters, wenn die Funktion aktiviert ist.

6. Speicherdauer

• Nachweisfotos: vorgesehen sind 6 Monate nach Erledigung des Auftrags; bei einer offenen Reklamation bis zu deren Abschluss.
• Datensicherungen: ein produktiver automatischer Sicherungslauf ist derzeit nicht eingerichtet.
• Kontodaten: für die Dauer des Vertrags, danach nach dem Löschkonzept; Rechnungen und Buchungsbelege nach den gesetzlichen Fristen.
• Protokoll: Die Aufbewahrungsfrist ist noch nicht abschließend festgelegt.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

8. Sicherheit

Die Verbindung zur Website ist verschlüsselt (TLS). Zugangscodes liegen verschlüsselt vor. Verschlüsselte externe Sicherungen sind vorgesehen, aber noch nicht eingerichtet. Einzelheiten stehen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Fassung vom 2026-10-16